Office-assistent

Ben jij een nauwkeurige en proactieve administratieve duizendpoot die houdt van afwisseling en structuur? En wil je werken in een dynamische omgeving waar sport centraal staat?

Ons Universitair Sportcentrum (USC) van het Expertisecentrum Studenten-en Onderwijszaken (SOZ) zoekt een:

Office-assistent (0,6 FTE)

Als office-assistent draag je bij aan een optimale administratieve ondersteuning voor ons USC. Geen dag is hetzelfde: de ene dag stel je facturen op en de andere dag verwerk je een wijziging in het rooster en bereid je het afdelingsoverleg voor. Je ondersteunt het management met diverse taken en bent daarnaast de spil voor allerlei administratieve werkzaamheden binnen het USC.  Met jouw organisatietalent, nauwkeurigheid en flexibiliteit zorg je ervoor dat alles soepel verloopt of het nu om de ledenadministratie gaat of het plannen van een bijeenkomst voor stakeholders. Je voelt je thuis in een ondernemende en sportieve omgeving met- en voor studenten.

Dit ga je doen

• Je stelt diverse roosters op voor de horeca, front-office en tafelzetters en verwerkt wijzigingen in roosters;
• Je behandelt restitutieaanvragen en stelt facturen op van tentamens, evenementen, clinics en verhuur;
• Je verwerkt wijzigingen in abonnementen van sporters en ledenlijsten van studentensportverenigingen in ons klantcontactsysteem;
• Je ondersteunt het afdelingshoofd met agendabeheer en bent daarvoor het eerste aanspreekpunt voor diverse contacten;
• Je doet verschillende werkzaamheden voor de voorbereiding en het up to date houden van HR-processen en – administratie voor het afdelingshoofd en teamleiders;
• Je ondersteunt bij overleggen en bijeenkomsten;
• Je ondersteunt bij het maken van rapportages en offertes en beheert en archiveert documenten;

Hier ga je werken

Als expertisecentrum SOZ motiveren en ondersteunen wij studenten om hun academische en persoonlijke vaardigheden optimaal te ontwikkelen vanuit mentaal, fysiek, en sociaal welzijn. Het is onze ambitie dat alle studenten hun studie-en studententijd met succes en plezier doorlopen. Aan zowel studenten, begeleiders als partners bieden wij informatie, ondersteuning, voorzieningen en werken we samen met elkaar, in en buiten de universiteit. Alleen zo kunnen we onze dienstverlening steeds vernieuwen en verbeteren om een fijne en optimale studie-en studententijd te faciliteren.

Het USC biedt met sportzalen, drie fitnesslocaties (in Leiden en Den Haag) en een buitensportpark voor studenten, medewerkers en externen een divers en laagdrempelig sportaanbod van meer dan 55 sporten. Het USC heeft op jaarbasis bijna 11.000 sporters over de vloer en is momenteel druk bezig met bouw van een nieuw, modern sportcentrum waar naartoe verhuisd zal worden begin 2026. Ook de USC locatie in Den Haag zal begin 2026 verhuizen. Binnen het USC zijn ruim 150 medewerkers, sportdocenten, verenigingen en studenten betrokken. 

Dit breng je mee

In dit team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan. Elke functie is anders dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt en stellen hiervoor een ontwikkelplan op. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• Je beschikt over mbo+/hbo werk-en denkniveau met relevante ervaring in een vergelijkbare rol, een afgeronde secretariële of administratieve opleiding is een pré;
• Je hebt affiniteit met de doelgroep (internationale)studenten en medewerkers in combinatie met sport;
• Je bent goed in organiseren, flexibel en weet verwachtingen en prioriteiten naar collega’s en stakeholders te managen;
• Je beschikt over de volgende competenties: accuratesse, integriteit, klantbetrokkenheid en plannen en organiseren;
• Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (B2 niveau volgens het CEFR);

Dit bieden we je

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris van minimaal € 3057,- (begin schaal 7) en maximaal € 4484- (eind schaal 8) bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 7/8);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Volledige vergoeding van reiskosten met OV voor woon-werkreizen.
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement en fietsregeling;

Dit vinden wij belangrijk

Solliciteren of meer weten?

• Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid, heeft de interne kandidaat de voorkeur.
• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) noodzakelijk.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend.