Als secretaris onderwijs speel je een belangrijke administratieve rol bij het toelatingsproces tot de masteropleiding, coördineer je onze internationale uitwisselingen, ondersteun je de opleidingscommissie en de studiecoördinator, en maak je deel uit van het onderwijsondersteunende team bij Culturele Antropologie en Ontwikkelingssociologie (CAOS). Startdatum: per 1 december 2025 of zo snel mogelijk.
Idealiter wordt deze functie gecombineerd met de rol van studieadviseur (0,2–0,3 fte). De selectiecommissie heeft een voorkeur voor één nieuwe collega die beide rollen vervult. Als je interesse in beide rollen hebt, graag hier solliciteren.
Dit ga je doen
Als secretaris onderwijs ondersteun je op cruciale vlakken het onderwijsprogramma. Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor aankomende studenten en het bijhouden van de algemene informatiemailbox. Daarnaast ben je de exchangecoördinator van CAOS, woon je facultaire overleggen bij over internationalisering. Je bent het eerste aanspreekpunt voor CAOS bachelorstudenten die tijdelijk in het buitenland willen studeren en de studenten van buiten Leiden, die juist bij CAOS willen studeren. Je bent verantwoordelijk voor de praktische ondersteuning van de opleidings- en toelatingscommissie (o.a. notuleren en het organiseren en coördineren van bijeenkomsten).
- Informatie verschaffen aan studenten die (mogelijk) bij CAOS willen komen studeren;
- Zorgdragen voor het opstellen, archiveren en communiceren van toelatingsbesluiten voor (pre)masterstudenten;
- Opstellen van de agenda en het bijhouden van notulen als secretaris binnen de opleidingscommissie;
- Informeren en adviseren van bachelorsstudenten die (tijdelijk) in het buitenland willen studeren. Daarnaast houd je de administratie bij en beheer je de contracten met partnerorganisaties; en
- Ondersteuning bieden aan de studiecoördinator.
Hier ga je werken
De internationale opleiding Culturele Antropologie en Ontwikkelingssociologie (CAOS) biedt onderdak aan een levendige studentengemeenschap met meer dan 25 nationaliteiten. CAOS streeft een inclusieve leeromgeving na waar een diversiteit aan ervaringen en perspectieven ten volle wordt ondersteund. Het instituut bestaat uit 45 FTE van wetenschappelijke personeel en ondersteunende collega’s.
Samen met de studieadviseurs en de studiecoördinator, maak je deel uit van het onderwijsondersteuningsteam binnen CAOS. Je werkt ook samen met de onderwijsdirecteur en je directe leidinggevende, de instituutsmanager. Als onderdeel van een klein team werken de collega’s nauw samen en ondersteunen ze elkaar waar nodig.
Dit breng je mee
Jouw profiel:
- Je vindt het fijn om de verbindende schakel te zijn en ervoor te zorgen dat alles goed loopt door jouw ondersteuning.
- Je hebt plezier in het ondersteunen van studenten bij hun vragen, waarbij je altijd zorgt voor duidelijke en accurate informatie.
- Je zorgt graag voor een accurate en efficiënte administratie;
- Je hebt affiniteit met sociale wetenschappen;
- Je werkt nauwkeurig, kunt snel schakelen en bent technisch vaardig, waarbij kennis van de Leidse informatiesystemen (waaronder uSis) tot aanbeveling strekt;
- Je hebt uitstekende beheersing van de Engelse (C1 niveau) en Nederlandse taal in woord en geschrift;
- Je bent proactief, ondernemend en betrouwbaar; en
- Je hebt goede communicatieve vaardigheden, overtuigingskracht, een groot empathisch vermogen en organisatiesensitiviteit.
Dit bieden we je
Daarnaast bieden we je:
- Een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor 19-22,8 uur per week voor de duur van maximaal 10 maanden (uren eventueel bespreekbaar). De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
- Een salaris van minimaal € 3.382,- en maximaal €4.484,-- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 8);
- Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
- Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
- Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;
- Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
- Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop en een mobiele telefoon van de universiteit tot je beschikking (indien van toepassing voor de functie).
Dit vinden wij belangrijk
Solliciteren of meer weten?
Wil je op beide functies (secretaris onderwijs en studieadviseur) solliciteren? Gebruik dan de sollicitatielink bij deze vacature en geef in je motivatie aan dat je interesse hebt in beide functies.
Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Instituutsmanager Sarah Smith (via SecrCaos@FSW.leidenuniv.nl). Solliciteren kan tot 23.59CET op woensdag 5 november, sollicitaties nemen wij direct in behandeling. Sollicitatiegesprekken vinden zo snel mogelijk plaats, waarschijnlijk op 11 november 2025.
- Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid, heeft de interne kandidaat de voorkeur.
- Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
- Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend. #LI-Hybrid