Secretaris onderwijs CAOS - 0,5-0,06 FTE

Als secretaris onderwijs speel je een belangrijke administratieve rol bij het toelatingsproces tot de masteropleiding, coördineer je onze internationale uitwisselingen, ondersteun je de opleidingscommissie en de studiecoördinator, en maak je deel uit van het onderwijsondersteunende team bij Culturele Antropologie en Ontwikkelingssociologie (CAOS). Beoogde startdatum 12 november 2026 waarbij een eerdere startdatum bespreekbaar is.

Idealiter wordt deze functie gecombineerd met de rol van studieadviseur (0,2–0,3 fte). De selectiecommissie heeft een voorkeur voor één nieuwe collega die beide rollen vervult. Als je interesse in beide rollen hebt, graag hier solliciteren.  

Dit ga je doen

Als secretaris onderwijs ondersteun je op cruciale vlakken het onderwijsprogramma. Zo fungeer je als eerste aanspreekpunt voor aankomende studenten en beheer je de informatiemailbox. Daarnaast ben je de exchangecoördinator van CAOS en woon je facultaire overleggen bij over internationalisering. Je bent het eerste aanspreekpunt voor CAOS bachelorstudenten die tijdelijk in het buitenland willen studeren en voor de studenten van buiten Leiden, die juist bij CAOS willen studeren. Je bent ook verantwoordelijk voor de praktische ondersteuning van de opleidings- en de toelatingscommissie (o.a. notuleren en het organiseren en coördineren van bijeenkomsten).

Je werkzaamheden zijn afwisselend en bestaan onder andere uit:

• Informatie verschaffen aan studenten die (mogelijk) bij CAOS willen komen studeren;
• Zorgdragen voor het opstellen, archiveren en communiceren van toelatingsbesluiten voor (pre)masterstudenten;
• Opstellen van de agenda en het bijhouden van notulen als secretaris binnen de opleidingscommissie; 
• Informeren en adviseren van bachelorsstudenten die (tijdelijk) in het buitenland willen studeren. Ook houd je de administratie bij en beheer je de contracten met partnerorganisaties; en
• Ondersteuning bieden aan de studiecoördinator.

Hier ga je werken

Dit breng je mee

Jouw profiel:

• Je vindt het fijn om de verbindende schakel te zijn en ervoor te zorgen dat alles goed loopt door jouw ondersteuning;
• Je bent in staat om processen te overzien en begrijpt hoe jouw werkzaamheden samenhangen met die van anderen;
• Je hebt plezier in het ondersteunen van studenten bij hun vragen, waarbij je altijd zorgt voor duidelijke en accurate informatie;
• Je zorgt graag voor een accurate en efficiënte administratie;
• Je hebt affiniteit met sociale wetenschappen;
• Je werkt nauwkeurig, kunt snel schakelen en bent technisch vaardig, waarbij kennis van de Leidse informatiesystemen (waaronder uSis) tot aanbeveling strekt;
• Je hebt uitstekende beheersing van de Engelse (C1 niveau) en Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Je bent proactief, ondernemend en betrouwbaar; en
• Je hebt goede communicatieve vaardigheden, overtuigingskracht, een groot empathisch vermogen en organisatiesensitiviteit.

Dit bieden we je

Daarnaast bieden we je:

• Een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor 19-22,8 uur per week voor de duur van maximaal 10 maanden  (uren eventueel bespreekbaar). De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris tussen €3382 - €4484,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (Schaal 08);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Volledige vergoeding van reiskosten met OV voor woon-werkreizen.
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement en fietsregeling;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop en een mobiele telefoon van de universiteit tot je beschikking.

Dit vinden wij belangrijk

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Solliciteren of meer weten?

• Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid, heeft de interne kandidaat de voorkeur.
• Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend. #LI-Hybrid