Secretaris Universiteitsraad

Secretaris Universiteitsraad

Universiteit Leiden zoekt een Secretaris Universiteitsraad (0,6 - 0,8 fte 24-30 uur).

Ben jij een proactieve professional met een scherp oog voor beleid en besluitvorming? Kun jij moeiteloos schakelen tussen strategische vraagstukken en praktisch gemaakt beleid? Dan zijn wij op zoek naar jou!

De Universiteitsraad is het centrale medezeggenschapsorgaan van de Universiteit Leiden en bestaat uit verkozen studenten en medewerkers. De Universiteitsraad ontwikkelt nieuwe ideeën, adviseert het College van Bestuur op alle beleidsterreinen en heeft ten aanzien van een aantal belangrijke onderwerpen instemmingsrecht. 

Als secretaris van de Universiteitsraad speel je een essentiële rol in de ondersteuning van de medezeggenschap en het bestuur van de Universiteit Leiden. Jij helpt als secretaris de UR-leden en de voorzitter van de Raad om steeds de juiste weg te vinden binnen de universiteit als zij op zoek zijn naar bijvoorbeeld de juiste informatie, gesprekspartners en communicatiemiddelen. Ook sta je hen bij door ze steeds mee te nemen in de vastgestelde procedures. Jouw deur staat verder voor iedereen open die vragen heeft over de universiteitsraad of medezeggenschap bij de universiteit. Als secretaris werk je nauw samen met de voorzitter van de raad. Je bent verantwoordelijk voor het tijdig actualiseren en agenderen van beleidsdocumenten en het voorbereiden van besluitvorming op het juiste niveau. Je werkt op het snijvlak van universitair bestuur en beleid en weet precies hoe je zaken op de juiste manier en op het juiste moment moet agenderen. Je acteert op vragen die aan de Universiteitsraad worden gesteld en stemt af wat de route wordt.

Jouw taken en verantwoordelijkheden zijn operationeel en ‘hands on’ te noemen:

• Procesmatige en administratieve ondersteuning, zoals het plannen, organiseren en verslagleggen van de vergaderingen van de UR, de raadscommissies en de Overlegvergaderingen van de UR met het CvB; 
• Inhoudelijke ondersteuning, zoals het adviseren over de bevoegdheden van de UR en de procedures voor besluitvorming, zoals vastgelegd in de Wet op het Hoger onderwijs en Wetenschappelijk onderzoek (WHW), het Reglement voor de UR en het Reglement van Orde van de UR; 
• Inhoudelijke en procedurele afstemming met direct belanghebbenden zoals CvB, RvT en beleidsmedewerkers
• Samen met de voorzitter UR optreden als contactpersoon voor de Universiteitsraad; 
• Adviseur op het gebied van medezeggenschap voor zowel de UR als andere belanghebbenden binnen de organisatie zoals beleidsmedewerkers en bestuurders. 

Hier ga je werken 
Het Bestuursbureau ondersteunt het College van Bestuur, de medezeggenschap en de universitaire besluitvorming. Binnen het Bestuursbureau werk je samen met de voorzitter van de Universiteitsraad. Je faciliteert de Universiteitsraad in zijn rol als medezeggenschapsorgaan en je draagt bij aan een open en transparant bestuurlijk proces binnen de universiteit.

De Universiteitsraad vertegenwoordigt de medewerkers en studenten van Universiteit Leiden en heeft instemmings- en adviesrecht op het beleid van het College van Bestuur. De raad bestaat uit 8 studentleden en 8 medewerkers. 

Dit breng je mee 

• Je hebt een afgeronde HBO/WO opleiding; 
• Ervaring met een soortgelijke functie binnen het hoger onderwijs; 
• Je bent een kei in plannen en organiseren en hebt een georganiseerde werkwijze; 
• Kwaliteit staat bij jou hoog in het vaandel; 
• Je hebt een integere, professionele en dienstverlenende werkhouding; 
• Je bent organisatorisch sterk en politiek-bestuurlijk sensitief; 
• Je bent in staat (in het Nederlands en het Engels) heldere, beknopte beleidsadviezen op te stellen en beschikt over goede mondelinge uitdrukkingsvaardigheid;
• Uitstekende schrijfvaardigheden en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;
• Je hebt een proactieve en resultaatgerichte instelling met oog voor detail;
• Je toont persoonlijk leiderschap: je neemt verantwoordelijkheid voor je werk, toont eigenaarschap en bent reflectief van aard;
• Je hebt teamspirit: je voelt je onderdeel van een team en geeft hier uiting aan door middel van samenwerking, het delen van kennis en ervaringen, het geven en ontvangen van feedback, en het bijdragen aan een open en inclusieve werkomgeving;
• Je bent resultaatgericht: je stelt het resultaat altijd centraal; je laat je niet van de wijs brengen door extra werk, tegenvallers of tijdsdruk; je weet problemen op te lossen zonder daarbij het resultaat uit het oog te verliezen;
• Je bent analytisch: je kunt hoofd- en bijzaken van elkaar scheiden; je zoekt de kern van het probleem en bekijkt dat vanuit verschillende oogpunten; je legt verbanden tussen verschillende perspectieven;
• Je bent wendbaar: je begrijpt dat binnen een lerende organisatie andere inzichten kunnen ontstaan. Je bent in staat om die te onderkennen en je aanpak daarop aan te passen;
• Je voert ondersteunende en uitvoerende werkzaamheden uit, zoals het voorbereiden en notuleren van overleggen, het bewaken van actiepunten en deadlines, het verzamelen en ordenen van informatie, en het zorgdragen voor een tijdige en correcte verslaglegging en archivering.

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren! 

Dit bieden we je 
Universiteit Leiden biedt uitstekende arbeidsvoorwaarden in een inspirerende, maatschappelijk relevante werkomgeving: 

• Een tijdelijke aanstelling voor de duur van een jaar met uitzicht op een vaste aanstelling;
• Een functie op basis van 0,6-0,8 fte (23-31 uur per week) waaronder ten minste de gehele maandag; 
• Een salaris van minimaal €3378, - en maximaal €5331, - bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 10) cao Nederlandse Universiteiten);  
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;  
• Volledige vergoeding van reiskosten met OV voor woon-werkreizen;
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 232 verlofuren bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken; 
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang; 
• Het is mogelijk om deze functie deels vanuit huis (binnen Nederland) uit te voeren; 
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop en een mobiele telefoon van de universiteit tot je beschikking.  

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden  

Dit vinden wij belangrijk  
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief. 

Solliciteren of meer weten?  
Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton. 

Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Pauline Vincenten, voorzitter van de Univeristeitsraad, of Johan Lantinga, interim-secretaris van de Universiteitsraad via ur@leidenuniv.nl. Solliciteren kan tot en met 22 juni Gesprekken zullen plaatsvinden op 1 juli.

Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden