Wil jij bijdragen aan de verdere profilering van de Universiteit Leiden en daarmee onze zichtbaarheid en impact vergroten? Ben jij sterk in organiseren, verbinden en het ondersteunen van complexe samenwerkingsprocessen? Dan zijn wij op zoek naar jou en zien we graag jouw sollicitatie tegemoet!

De Universiteit Leiden werkt aan een herkenbare, toekomstbestendige positie in het nationale en internationale academische landschap. Dat doen we via vijftien interfacultaire profileringsthema's, verdeeld over vijf domeinen. Binnen deze thema's werken onderzoekers, docenten en bestuurders samen aan wetenschappelijke vernieuwing en maatschappelijke vraagstukken.

Elk thema wordt geleid door een interfacultair team, ondersteund door een themacoördinator en gedragen door een breed wetenschappelijk netwerk. Door deze samenwerking verder te ontwikkelen en zichtbaar te maken versterken we onze positie, vergroten we onze maatschappelijke impact en benutten we kansen voor samenwerking en externe financiering.

De functie

Als programmasecretaris draag je bij aan het versterken van de herkenbaarheid, positionering en maatschappelijke impact van de universiteit via onze profilering. Je vervult een tactische spilfunctie binnen het programma en werkt nauw samen met de Centrale Coördinator Universitaire Profilering, die verantwoordelijk is voor de inhoudelijke aansturing en doorontwikkeling van het programma.

Jij zorgt ervoor dat het programma organisatorisch, procesmatig en administratief uitstekend is ingericht. Je creëert de randvoorwaarden waarbinnen de coördinator, themacoördinatoren en andere betrokkenen effectief kunnen samenwerken. Je bewaakt de planning, brengt structuur aan, houdt overzicht en zorgt ervoor dat afspraken worden opgevolgd.

Je ondersteunt de voorbereiding en uitvoering van bestuurlijke besluitvorming, organiseert bijeenkomsten en zorgt voor een goede informatievoorziening. Daarnaast draag je bij aan de verdere professionalisering van het programmamanagement door werkprocessen, planningen en samenwerking continu te verbeteren.

Dit ga je doen

Je zorgt voor een professionele voorbereiding en opvolging van overleggen en besluitvorming, waaronder het opstellen van agenda’s, notities, besluitvormingsstukken, actielijsten en managementinformatie. Je organiseert en faciliteert strategische bijeenkomsten, voortgangsoverleggen, webinars en netwerkbijeenkomsten en zorgt ervoor dat betrokken partijen goed met elkaar verbonden blijven. Je brengt het netwerk van themacoördinatoren samen en ondersteunt samenwerking en kennisdeling rondom de profileringsthema’s.

Daarnaast coördineer en toets je inhoudelijke en financiële voortgangsrapportages en vertaal je ontwikkelingen, aandachtspunten en resultaten samen naar heldere informatie en adviezen voor bestuurders, waaronder decanen en de portefeuillehouder binnen het College van Bestuur.

Dit breng je mee

Je bent een verbinder die gemakkelijk schakelt tussen verschillende belangen en organisatieonderdelen. Je brengt structuur aan in complexe trajecten, houdt overzicht en neemt initiatief. Je voelt je thuis in een omgeving waarin veel verschillende stakeholders samenwerken en weet strategische ambities te vertalen naar concrete acties.

Je bent bestuurlijk sensitief, werkt zelfstandig en krijgt energie van het organiseren en ondersteunen van complexe samenwerkingsprocessen.

Daarnaast beschik je over:

• Een wo- of hbo-werk- en denkniveau
• Aantoonbare ervaring met programma-/projectondersteuning binnen een complexe organisatie (universiteit of vergelijkbaar).
• Ervaring met het organiseren van bijeenkomsten en netwerkactiviteiten
• Ervaring met complexe besluitvormingsprocessen.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ervaring met het opstellen van notities, voortgangsrapportages en managementinformatie.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en gevoel voor proces- en kwaliteitsbewaking.

Hier ga je werken

De Directie Strategie en Academische Zaken (SAZ) is onderdeel van het Bestuursbureau. De 35 SAZ medewerkers werken aan de strategische ontwikkeling van de universiteit in onderwijs, onderzoek, strategische samenwerking en impact, internationalisering, duurzaamheid, diversiteit & inclusiviteit, erkennen & waarderen en open science. SAZ adviseert en ondersteunt bij het formuleren, vormgeven, monitoren, evalueren en bijsturen van strategie en beleid, en werkt daarbij samen met collega’s uit de hele universiteit. Informatie over het Bestuursbureau en de directie SAZ kun je vinden op www.organisatie.leidenuniv.nl/bestuursbureau. Als programmasecretaris universitaire profilering maak je deel uit van het team Strategische Samenwerking en Impact (SS&I).

Wat bieden wij

Je komt te werken in een inspirerende academische omgeving waar onderwijs, onderzoek en maatschappelijke impact samenkomen. In deze functie krijg je de kans om een zichtbare bijdrage te leveren aan de strategische ontwikkeling van de Universiteit Leiden en samen te werken met onderzoekers, bestuurders en collega's uit de gehele organisatie.

Het betreft een tijdelijke aanstelling voor een jaar met uitzicht op een vast dienstverband. Het programma kent een looptijd van vier jaar. Gedurende het programma bouwen we samen aan een duurzame invulling van de functie, waarbij we tijdig samen verkennen wat een passend vervolg is voor jou, binnen of buiten de organisatie. Arbeidsvoorwaarden en inschaling vinden plaats conform de CAO Nederlandse Universiteiten. Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal €4728 en maximaal €6433 bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 11).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkeuring (8.3%), vakantietoeslag (8%), betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen.

Als de werkzaamheden het toelaten, is hybride werken mogelijk.

Alle informatie hierover kunt u nalezen op: www.werkenbij.leidenuniv.nl.

Diversiteit

De Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Informatie

Voor meer informatie over de inhoud van deze functie kun je contact opnemen met Karin Horsman, directeur SAZ, k.horsman@bb.leidenuniv.nl en Jacqueline Kruse (j.j.c.m.kruse@bb.leidenuniv.nl).

Vanwege de zomervakantie zijn zij vanaf 11 augustus bereikbaar.

Solliciteren

Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

• Bij onderlinge afweging van kandidaten, geldt bij gelijke geschiktheid een voorkeur voor interne kandidaten, werknemers met een arbeidsbeperking en werknemers met een migratieachtergrond.
• Je woont en bent officieel ingeschreven als inwoner van Nederland of bent bereid te verhuizen zodra je de functie aanvaardt.
• Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend.