Teaser Tekst

Ben jij de all-round organizer die het overzicht bewaakt over de logistiek van onze opleidingen, sturing geeft én zelf taken oppakt, en afstemt met betrokkenen en partners? Dan ben jij onze ideale onderwijscoördinator.

Dit ga je doen

Als onderwijscoördinator zorg jij dat de administratieve en logistieke processen van onze opleidingen op rolletjes lopen. Je combineert overzicht en aansturing met een hands-on mentaliteit, en schakelt moeiteloos tussen het aansturen van een klein team en zelf processen uitvoeren. Je houdt een strakke planning vast, hebt overzicht over alle onderwijsgetallen, en zorgt voor een effectieve vertaalslag tussen beleid, implementatie, en uitvoering. Je pakt grote en kleine problemen met een oplossingsgerichte handelingswijze energiek aan. Jouw taken omvatten o.a.

• Coördineren van het opstellen van het opleidings- en examenreglement, curriculum, rooster, inzet van docenten en onderwijsassistenten, en studiegids;
• Monitoren van processen rondom instroom, voortgang en bindend studieadvies, diplomering en uit-/doorstroom van studenten;
• In samenwerking met teamleden, coördineren van interne en externe communicatie, voorlichtingsevenementen, verplichte matching, introductie en afstudeerceremonies;
• Monitoren relevante onderwijsgetallen en -kwaliteitsindicatoren, periodieke verslaglegging hiervan, en coördinatie van ambtelijke ondersteuning van de examen- en toelatingscommissies;
• Initiëren en actief onderhouden van overleggen binnen de opleiding, met aanverwante opleidingen, en samenwerkingsverbanden binnen de faculteit en daarbuiten;
• Bijdragen aan de verdere ontwikkeling van onderwijslogistieke processen op opleidings- en facultair niveau.

Hier ga je werken

De Sterrewacht Leiden is het sterrenkundig instituut van de Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen van de Universiteit Leiden. Met een rijke historie en een vooraanstaande rol in de internationale sterrenkunde, bieden wij een dynamische werkomgeving waar grensverleggend onderzoek en hoogwaardig onderwijs samenkomen. Ons onderwijsprogramma omvat een bacheloropleiding met 250 studenten, een brede minor met 70 studenten, en een masteropleiding met 150 studenten, aangevuld met een gerenommeerd PhD-programma. Met meer dan 180 toegewijde medewerkers zetten we ons in voor academische innovatie en een hechte, inclusieve gemeenschap waar iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Meer informatie over Sterrewacht Leiden kun je hier vinden: https://www.universiteitleiden.nl/wiskunde-en-natuurwetenschappen/sterrenkunde.

Het onderwijs van onze opleidingen wordt ondersteund door een team bestaande uit een onderwijscoördinator, twee medewerkers studentenzaken, een administratief medewerker en een medewerker communicatie en werving. Het team werkt nauw samen met een studieadviseur en twee opleidingsdirecteuren; een van deze opleidingsdirecteuren vervult tevens de rol van onderwijsdirecteur van het instituut en is formeel leidinggevende van het team. Er wordt nauw samengewerkt met de onderwijslogistieke teams van aanverwante opleidingen zoals natuurkunde en wiskunde, en met onderwijslogistieke diensten binnen de Faculteit. De komende jaren staan in het teken van een verdere harmonisering en optimalisering van de onderwijslogistiek op facultair niveau. Als onderwijscoördinator ben je actief betrokken bij dit proces en speel je in op de veranderingen en mogelijkheden die deze ontwikkelingen bieden.

Dit breng je mee

In dit team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan. Elke functie is anders dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt en stellen hiervoor een ontwikkelplan op. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• Je beschikt over een afgeronde universitaire opleiding, en hebt overeenkomstig werk- en denkniveau
• Je bent goed georganiseerd, weet te prioriteren, en kan zelfstandig werken
• Je bent resultaatgericht en stressbestendig
• Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden, en kan anderen motiveren
• Je werkt efficiënt en accuraat, en hebt een uitstekende organisatiesensitiviteit
• Je houdt ervan om richting te geven én zelf mee te werken in de uitvoering
• Je hebt ervaring met het inhoudelijk aansturen van een klein team medewerkers
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk
• Werkervaring in het (hoger) onderwijs en met onderwijslogistieke processen is een pre, passie voor werken in een dynamische onderwijsomgeving is een must 

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Dit bieden we je

We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris tussen €3.546,- en €5.538,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 10);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Volledige vergoeding van reiskosten met OV voor woon-werkreizen.
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement en fietsregeling;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding).

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

Dit vinden wij belangrijk

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. We streven ernaar om een open gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Een inclusieve academische omgeving waarin studenten en medewerkers hun ervaringen en opvattingen kunnen delen, zien we als essentieel voor de ontwikkeling van talenten.

Solliciteren of meer weten?

Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton.

Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Michiel Hogerheijde, od-bsc@strw.leidenuniv.nl. Solliciteren kan tot 31 mei 2026. Je ontvangt uiterlijk twee weken na de sluitingsdatum van de vacature een reactie op je sollicitatie.

Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

• Bij onderlinge afweging van kandidaten, geldt bij gelijke geschiktheid een voorkeur voor interne kandidaten, vrouwen, werknemers met een arbeidsbeperking en werknemers met een migratieachtergrond.
• Je woont en bent officieel ingeschreven als inwoner van Nederland of bent bereid te verhuizen zodra je de functie aanvaardt.
• Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend.