Medewerker bedrijfsvoering Pedagogische Wetenschappen (0.8fte)

Vind je het leuk om dienstverlenend en uitvoerend bezig te zijn, ben je nauwkeurig, kan je goed multitasken én hou je van variatie in werk en in je werkweek? Dan is deze nieuwe functie van medewerker bedrijfsvoering bij het instituut Pedagogische Wetenschappen misschien geschikt voor jou.

Dit ga je doen

Als medewerker bedrijfsvoering ondersteun je de directeur bedrijfsvoering van het instituut op personeel en financieel gebied. Je zorgt voor structuur, overzicht en betrouwbare en actuele stuurinformatie. Binnen deze functie neem je de verantwoordelijkheid voor je eigen werkzaamheden en denk je actief mee over de verbetering van bepaalde bedrijfsvoeringprocessen.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers van het instituut Pedagogische Wetenschappen voor allerhande bedrijfsvoeringsvraagstukken. De focus van je werkzaamheden ligt op arbeidsvoorwaarden en de administratie van aanstellingen. Zo verzorg je onder meer het wervings- en selectieproces vanaf het opstellen van de concept vacaturetekst, tot het voeren van het arbeidsvoorwaardengesprek  en het registreren van de nieuwe medewerkers in ons personeelssysteem. Je administreert zelfstandig de personele mutaties van bestaande medewerkers en past daarbij de CAO NU en andere regelgeving nauwkeurig toe. De input voor deze mutaties krijg je aangereikt of haal je actief op. Ook help je bij het maken van bijvoorbeeld inhuur- en detacheringsovereenkomsten.

De financieel administratieve kant van de bedrijfsvoering komt ook aan bod in deze functie. Zo maak je bijvoorbeeld offertes en facturen en ben je beheerder van een aantal instituutsbudgetten . In die hoedanigheid is het jouw taak om te controleren of budgetten niet worden overschreven en of uitgaven worden gedaan volgens universitaire en instituutsregels. Je houdt ook toezicht op de subsidie aanvragen binnen het instituut en helpt met bepaalde onderdelen van de projectadministratie.

Je werkt voor bovengenoemde taken nauw samen met de directeur bedrijfsvoering en andere medewerkers van het instituutsbureau (zo’n 8 fte) en het faculteitsbureau.

Jouw informatie van de actuele personele bezetting en budget uitputting wordt onder andere gebruikt bij het opstellen van de meerjarenbegroting van het instituut en voor de onderwijsplanning.

Omdat deze functie nieuw is, kunnen de taken en verantwoordelijkheden nog worden bijgesteld naarmate de functie zich verder ontwikkelt.

De startdatum van deze positie is bij voorkeur februari 2027.

Hier ga je werken

Dit breng je mee

We zoeken een positief ingestelde collega die verantwoordelijkheid neemt, helder communiceert, toegankelijk is en samenwerken vanzelfsprekend vindt. Je bent zorgvuldig en sterk in het aanbrengen van structuur en het stellen van prioriteiten. Je houdt ervan om zaken goed uit te zoeken en zorgt ervoor dat processen en informatie op orde zijn. Je werkt nauwkeurig, hebt oog voor details maar verliest daarbij het grotere geheel niet uit het oog. Als je al een vergelijkbare functie hebt (gehad) in een universitaire omgeving en bovendien kennis hebt van AFAS is dat een pré.

Verder:

• denk en werk je op minimaal HBO niveau;
• heb je bij voorkeur relevante werkervaring in de bedrijfsvoering, met name op het gebied van HR. Kennis van de CAO Nederlandse Universiteiten is een pluspunt;
• ben je bekend met diverse computersystemen, waaronder MS Office en online vergadertools en ben je in staat om je nieuwe kennis en (computer)systemen snel eigen te maken; 
• werk je proactief en zelfstandig maar durf je ook om advies te vragen;
• schakel je snel tussen verschillende taken zonder ze uit het oog te verliezen;
• ben je organisatiesensitief;
• spreek en schrijf je uitstekend Nederlands en Engels;
• draag je positief bij aan het gemeenschapsgevoel bij het instituut, net als aan een open, veilige en inclusieve werkomgeving.

Dit bieden we je

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor 30,4 uur per week (0,8 fte) in eerste instantie voor de duur van één jaar. Bij een goede match én goed functioneren bieden we je na dat jaar graag een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris tussen €3873 - €5264,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (Schaal 09);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Volledige vergoeding van reiskosten met OV voor woon-werkreizen.
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement en fietsregeling;
• Volledige vergoeding van de kosten woon-werkverkeer binnen Nederland met het openbaar vervoer 2e klas;
• Voor deze functie is het belangrijk dat je zichtbaar bent en medewerkers makkelijk bij je binnen kunnen lopen. Incidenteel is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop en een mobiele telefoon van de universiteit tot je beschikking.

Dit vinden wij belangrijk

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Solliciteren of meer weten?

• Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid, heeft de interne kandidaat de voorkeur.
• Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend. #LI-Hybrid