Medewerker Science Studenten Administratie

Medewerker Science Studenten Administratie (0,8 – 1 FTE) 

Vacaturenummer: 15269

Bij de Science Onderwijs- en Studentenzaken (SOSZ) zijn we op zoek naar een proactieve, nauwkeurige en enthousiaste collega! 

SOSZ is binnen de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen een dienst die ondersteuning biedt aan allerlei onderwijs gerelateerde vraagstukken die in deze afdeling samen komen. SOSZ heeft de volgende teams: Studentenadministratie, Teacher Support Desk, Facultaire Onderwijscoördinatie, Onderwijsbeleid en - kwaliteitszorg, Science International Office, Career Services en het Honours College. De dienst is op dit moment dus volop in ontwikkeling om het werk (nog) beter te stroomlijnen en zo de kwaliteit van het werk verder te verbeteren. Dat brengt uitdagingen en heel veel kansen met zich mee.  

De functie
Als je op kantoor werkt, begin je de dag met een goede koffie, neem je het werk door met je collega’s en ga je met energie aan de slag. Afhankelijk van het moment in het jaar besteed je tijd aan de ondersteuning van specifieke onderdelen van het onderwijsproces.  

In deze rol ben jij verantwoordelijk voor de onderwijsadministratie van één of meerdere opleidingen binnen onze faculteit, waarbij je je bezighoudt met een breed scala aan taken. Zo zorg je onder andere voor de verwerking van studieresultaten, bewaak je de studievoortgang van onze studenten en voer je administratieve taken uit in het kader van het BSA en het diplomaproces. Ook ben je het eerste aanspreekpunt voor studenten die vragen hebben over hun studie en ondersteun je hen bij het inschrijven voor vakken en tentamens.

Je werkt nauw samen met je directe collega's binnen de SSA en onderhoudt contact met de verschillende opleidingen binnen onze faculteit. Daarnaast denk je actief mee over het verbeteren van onze werkprocessen, om zo de groeiende studentenaantallen en opleidingsvarianten op een efficiënte manier op te kunnen vangen.

Ben jij enthousiast geworden en wil je dus een bijdrage leveren om het werk (nog) beter te stroomlijnen en zo de kwaliteit van het werk verder te verbeteren, en daarbij deel te zijn van een dynamisch team dat zich op dit moment verder aan het ontwikkelen is, herken jij je in het onderstaande profiel? Dan maken wij graag kennis met jou!  

Profiel 
De kwaliteiten waar we naar op zoek zijn: 

• Je bent georganiseerd, zelfstandig en je kan ook onder tijdsdruk goed overzicht houden;
• Je kunt zelfstandig werken, maar houdt ook van werken in teamverband;
• Je hebt minimaal een HAVO-diploma, in combinatie met een relevante vervolgopleiding of werkervaring;
• Je vindt het leuk om met verschillende computerapplicaties te werken;
• Je bent communicatief vaardig en service gericht, je speelt goed in op vragen, wensen en verschillende belangen;
• Je hebt uitstekende kennis van het Nederlands in woord en geschrift en een goede kennis van de Engelse taal;
• Je hebt een efficiënte en accurate werkhouding en organisatiesensitiviteit;
• Humor is een pré, passie voor werken in een dynamische onderwijsomgeving is een must. 
• Werkervaring in het (hoger) onderwijs is een pre. We nodigen echter starters op de arbeidsmarkt nadrukkelijk uit te solliciteren.  

Je kernwerkzaamheden, afhankelijk van het moment in het jaar 

• binnengekomen studieresultaten verwerken en de studievoortgang bewaken; 
• administratief het BSA (bindend studieadvies) en het diplomeringsproces uitvoeren;
• baliediensten verrichten waarbij mondeling, telefonisch en per mail informatieverzoeken afgehandeld worden;
• vak-inschrijvingen in uSis verzorgen;
• deelnemerslijsten voor vakken en tentamens maakt en verzendt; 
• de functionele mailboxen bijhouden; nauw contact onderhouden met je opleiding(en); 
• actief meedenken over het stroomlijnen en verbeteren van de werkprocessen. 
   

De Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen
De Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen is een toonaangevende faculteit waarin meer dan 2300 medewerkers en meer dan 6000 studenten werken in een dynamische, internationale omgeving en waar persoonlijke en academische ontwikkeling hoog in het vaandel staan. Onze mensen worden geïnspireerd door nieuwsgierigheid, om zo fundamentele kennis te vergroten en over grenzen heen te kijken. Voor de wetenschap, én om een bijdrage te leveren aan grote maatschappelijke uitdagingen van morgen. Onderwijs en onderzoek binnen de faculteit variëren van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en biofarmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen en is belegd bij acht instituten. We zijn gesitueerd in het hart van het Bio Science Park, één van Europa’s grootste scienceparken, waar universiteit en bedrijfsleven elkaar ontmoeten.
 
Diversiteit en inclusie
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Wij bieden:
Het betreft een dienstverband voor de periode van een jaar met uitzicht op een vaste aanstelling. Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en relevante werkervaring, minimaal € 2.899,- (trede 0) en maximaal € 3.809,- (trede 10) bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 7 – salarisschalen per 1 januari 2025). Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover (https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-enarbeidsvoorwaarden) kun je nalezen op de website. 

Informatie 
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie en over de procedure kun je contact opnemen met William van Vliet, Hoofd Science Studenten Administratie, email  hoofdssa@science.leidenuniv.nl

Solliciteren
 

Ben je geïnteresseerd?
Sollicitaties vergezeld met een motivatiebrief en cv, kunnen tot en met 4 december 2024 worden ingediend via de blauwe button op deze pagina.
We hopen de eerste gesprekken in de week van 9 december te plannen.

Een pre-employment screening (referenties, diploma, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.