Managementassistente / afdelingssecretaris

Managementassistente / afdelingssecretaris (0,8 - 1.0 fte)

Universiteit Leiden – Directie Strategie en Academische Zaken (SAZ)
Locatie: Leiden

Onderwijsbeleid, strategische samenwerking, internationalisering, diversiteit & inclusie – het zijn slechts enkele van de onderwerpen waar de ongeveer 45 collega’s van de directie Strategie en Academische Zaken (SAZ) zich dagelijks mee bezighouden. Als managementassistent / afdelingssecretaris zorg jij ervoor dat deze dynamische afdeling op rolletjes loopt. Jij houdt het overzicht, zorgt dat mensen hun werk goed kunnen doen en bent een onmisbare spil in het geheel. Dit doe je samen met een collega managementassistente waar jij de leidinggevende van bent.

Wat ga je doen?
Dat het zelden rustig is op het secretariaat van SAZ heb je waarschijnlijk al wel begrepen. Mensen lopen in en uit met vragen en verzoeken. Voor een nieuwe pen of batterij. Voor het reserveren van vergaderruimtes of het bestellen van catering. Maar dat is slechts het begin. Als hoofd secretariaat ben jij het eerste aanspreekpunt voor de organisatie van het werk binnen de afdeling. Je stuurt het secretariaat aan en werkt intensief samen met de directeur, teamleiders en collega's binnen én buiten SAZ. Je zorgt voor een goed georganiseerde en soepel draaiende afdeling. In deze functie:

• stuur je het secretariaat aan en zorg je dat de dagelijkse organisatie soepel verloopt;
• bereid je werkoverleggen en vergaderingen voor, stel je agenda’s op en bewaak je actiepunten;
• maak je afspraken met collega’s en externe contacten met vaak overvolle agenda’s;
• ondersteun je de directeur met agendabeheer, overzichtslijsten, uitzoekklussen, contactlegging en het opstellen van e-mails;
• ondersteun je de HR-processen van de afdeling;
• organiseer je samen met collega’s verschillende strategische bijeenkomsten – en mede de jaarlijkse strategische conferentie;
• zie je waar processen beter, efficiënter of klantvriendelijker kunnen – en denk je actief mee over hoe digitalisering daarin kan helpen.

Kortom: een veelzijdige functie waarin je schakelt tussen klein en groot, overzicht en detail, dagelijkse gang van zaken en strategische ondersteuning. Loopt jouw hoofd bij het lezen hiervan niet al om? Dan ben jij misschien wel precies de juiste persoon.

Wie ben jij?
Jij bent een geboren regelaar met overzicht en initiatief. Je voelt je verantwoordelijk voor het reilen en zeilen binnen de afdeling en werkt graag samen. Je schakelt makkelijk tussen strategisch meedenken en praktische uitvoering, blijft kalm als het druk is en weet prioriteiten te stellen. Jij hebt:

• hbo- of wo-werk- en denkniveau;
• ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur binnen een complexe organisatie zoals een universiteit;
• organisatorisch talent en een goed gevoel voor wat er speelt;
• ervaring met leidinggeven, of de wens om daarin te ontwikkelen;
• uitstekende communicatievaardigheden, in zowel Nederlands als Engels;
• handigheid met digitale systemen zoals MS Office en bij voorkeur ook met zaaksystemen of vergadertools;
• oog voor mensen en processen: je ondersteunt én denkt mee.

Wat bieden wij?

• Een veelzijdige functie in het hart van een maatschappelijk betrokken universiteit;
• Salaris tot max. €4860 bruto per maand bij een fulltime dienstverband (schaal 9 CAO NU);
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband;
• Een goed pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,3%, flexibel keuzemodel arbeidsvoorwaarden, goede opleidingsfaciliteiten en uitstekende mogelijkheden voor ouderschapsverlof en sabbatical;
• Een dynamische werkomgeving met veel ruimte voor ontwikkeling en initiatief.

Meer over SAZ
De directie SAZ ondersteunt het College van Bestuur en de faculteiten bij strategische ontwikkeling van onderwijs, onderzoek, impact, duurzaamheid, internationalisering, diversiteit & inclusie, open science, en meer. SAZ bestaat uit circa 45 medewerkers, verdeeld over verschillende teams. We werken in een omgeving waarin veel gebeurt, met afwisselende dossiers, programma’s en projecten. Het secretariaat is het levendige middelpunt van de afdeling – en jij wordt daar het hoofd van.

Diversiteit en inclusie
De Universiteit Leiden wil een inclusieve gemeenschap zijn waar studenten en medewerkers zich gewaardeerd voelen. Diversiteit in perspectieven en ervaringen maakt ons onderwijs en onderzoek sterker. We nodigen nadrukkelijk iedereen uit te solliciteren, ongeacht achtergrond of identiteit.

Informatie
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie kun je contact opnemen met Karin Horsman, directeur Strategie en Academische Zaken, k.horsman@bb.leidenuniv.nl 06-38674873.

Solliciteren
Je kunt solliciteren via de button 'Solliciteren'. Sollicitaties voorzien van het vacaturenummer en vergezeld van een motivatiebrief en cv kunnen tot en met 17 juni worden gericht aan Karin Horsman. De eerste gesprekken vinden plaats in de week van 23-27 juni.