De Universitaire Bibliotheken Leiden (UBL) zoekt een:

Managementassistent/directiesecretaresse voor 28 uur per week 

Ben jij op zoek naar een dynamische job en een prettige werksfeer? Wil jij als een spin in het web het Managementteam van de UBL adequaat ondersteunen bij alles wat reilt en zeilt binnen de bibliotheek? Krijg je energie van activiteiten die variëren van het maken van afspraken tot aan het bestellen van een bloemetje en het archiveren van bedrijfsdocumenten? Wij hebben een veelzijdige functie!  

Dit ga je doen

Samen met je twee parttime collega’s zorg je ervoor dat het secretariaat op weekdagen van 8.30u tot 17.30 uur permanent bezet is. Jouw werkdagen worden in overleg vastgesteld. Je bent gezamenlijk verantwoordelijk voor onder meer de volgende taken: 

• Zorgvuldig agendabeheer voor en optreden als ondersteuner van de MT-leden;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor (buitenlandse) bezoekers en medewerkers; 
• Inkopen van kantoorbenodigdheden en ondersteunen bij het organiseren van reizen, borrels en evenementen: aanmeldingen bijhouden, catering organiseren, zalenbeheer en AV-ondersteuning;
• Digitaal archiveren van in- en externe correspondentie, contracten en andere bedrijfsdocumenten;
• Voorbereiden van (management)overleggen, vergaderingen en (netwerk)bijeenkomsten en het notuleren daarvan.

Hier ga je werken

Dit breng je mee

In dit team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan. Elke functie is anders dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt en stellen hiervoor een ontwikkelplan op. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• Je kunt goed samenwerken en weet -indien nodig- het werk goed over te dragen/over te nemen. Je houdt van aanpakken en doorpakken en werkt nauwkeurig en accuraat.
• Je presteert goed onder druk, bent flexibel en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke gegevens.
• Je bent klantgericht en een echte vraagbaak; je deelt informatie en kennis op een heldere en toegankelijke wijze.
• Je schakelt gemakkelijk en beschikt, naast een uitstekend gevoel voor verhoudingen, over een pragmatische instelling.
• Je voelt je thuis in een culturele, dynamische onderwijs- en onderzoeksomgeving.
  

  Daarnaast beschik je over:   

  • MBO/HBO werk- en denkniveau met bij voorkeur een afgeronde, relevante opleiding; 
  • Goede administratieve en organisatorische vaardigheden; 
  • Ervaring met secretariële ondersteuning in teamverband; 
  • Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
  • Goede beheersing van het Microsoft Office pakket (Outlook, Word, Excel, Powerpoint en Teams) en SharePoint. Ervaring met AFAS, Djuma en iBabs is een pré. 

Dit bieden we je

We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.  

Je kunt rekenen op een uitdagende en verantwoordelijke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad . Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen. 

Daarnaast bieden we je: 

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten; 

• Een salaris van minimaal € 3029,- en maximaal € 3985,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 7). 

• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP; 

• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren een werkweek van 36 uur te werken; 

• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement en fietsregeling; 

• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;

• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop van de universiteit tot je beschikking. 

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden  

Dit vinden wij belangrijk

Solliciteren of meer weten?

Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton. 

Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Sabine den Os, Controller/Facility Manager, via 071 527 2830 . Solliciteren kan tot 15 januari 2026, sollicitaties nemen wij direct in behandeling. Sollicitatiegesprekken vinden plaats op 23 en 29 januari 2026, we willen je vragen met beide dagen rekening te houden. 

Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden  

• Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid, heeft de interne kandidaat de voorkeur. 

• Een pre-employment screening (referenties, diploma’s) zal onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.  

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend.