Teaser Tekst
Ben jij diegene die zorgt dat het instituut soepel functioneert, van strakke organisatie tot warme ontvangst? Die het overzicht houdt en altijd een stap vooruitdenkt? Dan zien we jouw brief graag tegemoet!
Dit ga je doen
Als managementassistent vervul je een centrale rol binnen het instituut. Je ondersteunt de afdeling, docenten en medewerkers door het verzorgen van secretariële, organisatorische en administratieve taken. Je werkt nauwkeurig, denkt vooruit en houdt overzicht. Samen met je collega’s van het secretariaat ben je het verwelkomende gezicht van ons instituut, en zorg je dat alles achter de schermen op rolletjes loopt. Omdat deze functie een frontoffice-karakter heeft, vinden de werkzaamheden altijd plaats op kantoor. Concreet ga je dit doen:
- Je behandelt inkomende en uitgaande email/post/telefoon;
- Je ontvangt gasten en begeleidt nieuwe medewerkers bij hun introductie;
- Je bereidt vergaderingen voor en assisteert bij online meetings;
- Je maakt zaal-, catering-, reis- en hotelreserveringen;
- Je organiseert en coördineert bijeenkomsten en evenementen;
- Je bent verantwoordelijk voor het kantoormanagement, waaronder de inkoop van kantoorartikelen, kantoorkamerindelingen en het regelen van interne verhuizingen;
- Je assisteert bij werving- en selectieprocedures en de inhuur van uitzendkrachten;
- Je verwerkt facturen;
- Je verricht overige voorkomende secretariële werkzaamheden.
Hier ga je werken
Het Instituut Politieke Wetenschap is een breed georiënteerd wetenschappelijk instituut met ruim 120 fte aan medewerkers en ca. 1.600 studenten, gevestigd in zowel Leiden als Den Haag. We zijn een levendige en diverse gemeenschap met wetenschappers afkomstig uit de hele wereld en een grote betrokkenheid bij de samenleving en het professionele veld. Onze leden doen onderzoek en verzorgen onderwijs op het gebied van vergelijkende politicologie, Nederlandse politiek, internationale betrekkingen, politieke filosofie, en besluitvorming en beleid. In Leiden bieden we een Nederlandstalige Bachelorspecialisatie in Nationale en Internationale Politiek en vijf Masterspecialisaties aan. In Den Haag verzorgt het instituut een Engelstalige Bachelorspecialisatie in International Relations and Organisations en twee Masterspecialisaties. Daarnaast leiden we promovendi op en werken we veel samen met partners in het professionele veld, zoals beleidsmakers bij ministeries. We worden steevast gerangschikt onder de beste politicologische vakgroepen in Europa. Als academische gemeenschap streven we ernaar om een open en inclusieve sfeer te creëren, waarbij we iedereen stimuleren om mee te doen en bij te dragen aan onze gezamenlijke missie.
Ons secretariaat bestaat uit vier managementassistenten, verdeeld over twee locaties: Leiden en Den Haag. Als team ondersteunen wij alle medewerkers van het instituut. De werksfeer in ons team is collegiaal, betrokken en gericht op samenwerking. Voor deze functie zoeken wij een nieuwe collega voor ons team op de faculteit in Leiden, die bereid is incidenteel in te springen op de faculteit in Den Haag.
Dit breng je mee
In ons team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan en die het leuk vindt om proactief de verantwoordelijkheid te nemen voor de eigen processen en taken. Uiteraard helpen we je bij het inwerken, en mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt.
Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:
- Een vriendelijke en integere collega met oog voor de mensen om je heen;
- Georganiseerd en oplossingsgericht, met aandacht voor detail en in staat overzicht te houden, ook onder tijdsdruk;
- Communicatief sterk, met een uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands en Engels (i.v.m. internationale omgeving);
- Behulpzaam en initiatiefrijk en iemand die optimalisatiekansen ziet en die graag deelt met collega’s;
- Ervaren met diverse computersystemen (waaronder MS Word, Outlook, Excel en Teams; ervaring met AFAS is een pré), vind je snel je weg in andere digitale systemen en heb je interesse in nieuwe (IT) ontwikkelingen in je werkveld;
- Iemand die op ten minste MBO werk- en denkniveau functioneert en ervaring heeft met secretariële werkzaamheden; een opleiding tot secretaresse of managementassistent is een pré.
Dit bieden we je
Daarnaast bieden we je:
- Een arbeidsovereenkomst voor 0,6 fte (22,8 uur/week, verdeeld over drie dagen: woensdag t/m vrijdag) als Managementassistent 2 voor de duur van één jaar, met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten en de beoogde startdatum is zo spoedig mogelijk, liefst uiterlijk eind mei. De standplaats is Leiden;
- Een salaris tussen € 3.057,- en € 3.985,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 7), afhankelijk van je werkervaring;
- Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
- Volledige vergoeding van reiskosten met OV voor woon-werkreizen (en een tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer);
- Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
- Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement en fietsregeling.
Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden.
Dit vinden wij belangrijk
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. We streven ernaar om een open gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Een inclusieve academische omgeving waarin studenten en medewerkers hun ervaringen en opvattingen kunnen delen, zien we als essentieel voor de ontwikkeling van talenten.
Solliciteren of meer weten?
De sollicitatiegesprekken vinden plaats op 21 april 2026.
- Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid, heeft de interne kandidaat de voorkeur.
- Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
- Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend. #LI-Hybrid