Teaser Tekst

Houd jij van een afwisselende, verantwoordelijke en veelzijdige baan? Wil je de spin in het web van een instituut zijn? Werk je daarnaast graag in een leuk en dynamisch team? Dan ben jij de nieuwe collega die wij zoeken!

In deze veelzijdige rol ondersteun je zowel het Instituutsbestuur (IB) als onze wetenschappers. Je zorgt voor een soepel onboardingproces voor nieuwe collega's en begeleidt sollicitatieprocedures. Je bent het centrale aanspreekpunt binnen ons instituut op het gebied van personele zaken en helpt collega's met uiteenlopende vragen. Organisatiesensitiviteit is essentieel, want je pikt signalen op en handelt hier discreet en professioneel naar. Voor de Operationeel Directeur ben je een belangrijke sparringpartner, in het bijzonder over HR-processen en de huisvesting van (nieuwe) collega's. Hou je van een dynamische en bruisende werkomgeving? Dan is deze functie iets voor jou!

Dit ga je doen

• Personeelsadministratie, inclusief sollicitatieprocedures, aanstellingsprocessen en mutaties in het HR-systeem (AFAS)
• Bewaken van het onboardingproces voor nieuwe collega's
• Verzorgen van de administratie en ondersteuning rond promovendi en de graduate school
• Medewerkers ondersteunen met allerhande personele en financiële zaken (eerste aanspreekpunt, o.a. declaraties)
• Coördineren van kantoorhuisvesting voor medewerkers
• Opzetten en verbeteren van administratieve processen
• Het opzetten en beheren van databestanden ten behoeve van het instituut

Hier ga je werken

Dit breng je mee

In dit team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan. Elke functie is anders dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt en stellen hiervoor een ontwikkelplan op. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau
• Je hebt 3 jaar werkervaring als management/office assistant; ervaring binnen een universiteit is een pre
• Een proactieve werkhouding
• Flexibiliteit en het vermogen om snel te schakelen in een dynamische omgeving
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in zowel Nederlands als Engels
• Een efficiënte, gestructureerde en accurate manier van werken
• Sensitiviteit voor culturele verschillen binnen een internationaal instituut
• Je bent handig met (HR) systemen en Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint)
• Je bent creatief en je kunt je handig manoeuvreren tussen processen
• Je legt makkelijk contacten
• Je bent zelfstandig, maar ook goed in staat samen te werken

Dit bieden we je

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris tussen €3382 - €4484,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (Schaal 08);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Volledige vergoeding van reiskosten met OV voor woon-werkreizen.
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement en fietsregeling;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop en een mobiele telefoon van de universiteit tot je beschikking.

Dit vinden wij belangrijk

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. We streven ernaar om een open gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Een inclusieve academische omgeving waarin studenten en medewerkers hun ervaringen en opvattingen kunnen delen, zien we als essentieel voor de ontwikkeling van talenten.

Solliciteren of meer weten?

• Bij onderlinge afweging van kandidaten, geldt bij gelijke geschiktheid een voorkeur voor interne kandidaten, vrouwen, werknemers met een arbeidsbeperking en werknemers met een migratieachtergrond.
• Je woont en bent officieel ingeschreven als inwoner van Nederland of bent bereid te verhuizen zodra je de functie aanvaardt.
• Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Docenten die Engelstalige vakken verzorgen beschikken over een Engels taalniveau dat minimaal overeenkomt met niveau C1.Van internationale docenten die in het Nederlands doceren wordt niveau C1 verwacht. Van andere medewerkers wordt minimaal een passieve kennis van het Nederlands verwacht.
• De Universiteit Leiden verwacht dat docenten de Basiskwalificatie Onderwijs (BKO) halen. Als de nieuwe medewerker deze kwalificatie of het equivalent daarvan nog niet bezit, moet deze bereid zijn deze kwalificatie binnen twee jaar te behalen.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend. #LI-Hybrid