Teaser Tekst
Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen, instituut Leiden Academic Centre for Drug Research (LACDR) zoekt een
Management assistent(e) bij het LACDR Bureau
Kunnen wij de (jaar)planning aan jou toevertrouwen en sta je voor proactief agendabeheer? Pak jij zaken zelfstandig op, houd je overzicht en onderneem je actie voordat anderen daarom vragen? Heb jij een passie voor een gestructureerde administratie? Krijg je energie van het tot in de puntjes regelen van workshops en bijeenkomsten, van locatie tot logistiek, van draaiboek tot deelnemersregistratie? En krijg je energie van samenwerken met collega’s? Dan ben jij de nieuwe collega die wij zoeken!
Per direct is de functie van management assistent(e) (0.8 fte) beschikbaar.
Vanuit jouw rol ben je verantwoordelijk voor de organisatie van de praktische zaken rondom symposia en andere LACDR brede bijeenkomsten. Je zorgt voor een punctuele administratie van het PhD programma. Daarnaast maak en beheer je de jaarplanning en ondersteun je de directie met agendabeheer en praktische zaken. Je maakt onderdeel uit van een klein team dat bijdraagt aan het besturen van een bloeiend instituut. Je vertegenwoordigt het LACDR bureau en bent vaak het (eerste) aanspreekpunt voor collega’s uit het instituut en van buiten.
Dit ga je doen
- Je maakt afspraken en beheert agenda’s van de bestuurders en regelt logistieke zaken voor het bureau;
- Je zorgt voor de administratie van het LACDR PhD programma en bent achterwacht van de secretaris van de Doctorate Secretary;
- Je coördineert workshops en trainingen als onderdeel van het LACDR PhD programma en LevenLangLeren;
- Je organiseert onder andere de praktische zaken rondom het Spring en het Fall Symposium van het LACDR, town hall meetings en daarnaast ook de sociale activiteiten, zoals de jaarlijkse BBQ en strategiedagen;
- Je boekt reizen voor de bestuurders;
- Je beheert de LACDR website, Sharepoint en TEAMS omgevingen en het (online) archief;
- Je vervangt collega’s van het LACDR bureau bij afwezigheid door de urgente verzoeken op te pakken.
Je weet wat er speelt binnen het LACDR en pakt zaken efficiënt op. Je hebt snel in de gaten hoe de onderlinge verhoudingen zijn en speelt daar op de juiste manier op in. Je signaleert eventuele obstakels en brengt deze indien nodig onder de aandacht. Samenwerken levert jou dan ook veel energie op. Als werk efficiënter kan, dan zie je dat en kom je met voorstellen tot verbetering. Je stelt gemakkelijk prioriteiten, je bent flexibel, en werkt nauwkeurig.
Dit breng je mee
- Je hebt minimaal MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur heb je een secretaresseopleiding;
- Je hebt aantoonbaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een internationale werkomgeving;
- Office 365 heeft voor jou weinig geheimen en je neemt anderen daar moeiteloos in mee;
- Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse- en Engelse taal (niveau B2), zowel mondeling als schriftelijk;
- Affiniteit met de exacte wetenschappen en ervaring in een academische werkomgeving zijn een pré.
Hier ga je werken
Het Leiden Academic Centre for Drug Research (LACDR) is een toonaangevend instituut op het gebied van innovatief geneesmiddelonderzoek en -onderwijs. Het LACDR maakt deel uit van de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen (FWN).
Het onderzoek binnen FWN varieert van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en biofarmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen en is belegd bij acht instituten. Die verzorgen tevens de bachelor- en masteropleidingen. De faculteit is de afgelopen jaren sterk gegroeid en telt meer dan 2.800 medewerkers en ongeveer 5.900 studenten.
Dit bieden we je
Werken in een klein team van enthousiaste collega’s waar samenwerken voorop staat en waar altijd wat te doen is. Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het betreft een tijdelijk dienstverband van één jaar met uitzicht op een aanstelling in vaste dienst. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 3.537,- en maximaal € 4.673,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 8). Thuiswerken is mogelijk, maar een aanzienlijke aanwezigheid op locatie wordt verwacht voor deze functie.
De Universiteit Leiden kent goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een thuiswerkvergoeding, een eindejaarsuitkering (8,3%), een vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen.
Dit vinden wij belangrijk
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. We streven ernaar om een open gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Een inclusieve academische omgeving waarin studenten en medewerkers hun ervaringen en opvattingen kunnen delen, zien we als essentieel voor de ontwikkeling van talenten.
Solliciteren of meer weten?
-
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend. #LI-Hybrid