Informatiespecialist / Coördinator Informatievoorziening

Informatiespecialist / Coördinator Informatievoorziening 32-38 uur

Ben jij een allround informatiespecialist met een passie voor de informatievoorziening over onze diensten richting onze gebruikers? Ben je goed in het organiseren en het continu verbeteren van processen? Vind je daarnaast informatievaardigheid van studenten belangrijk en sta je graag voor een groep? Dan hebben wij binnen de Universitaire Bibliotheken Leiden (UBL) een mooie baan voor je!

Dit ga je doen
De gebruikers van de UBL stellen elk jaar meer dan 5.000 vragen via onze digitale balie (telefoon, chat en via vraagformulier). In deze functie pak je een coördinerende rol om deze vragen correct en efficiënt af te (laten) handelen, maar je analyseert ook waarom gebruikers deze vragen stellen, of ze deze informatie zelf ook hadden kunnen vinden en zo ja, waarom ze dat niet gelukt is. Je zorgt dat onze locaties gezien (blijven) worden als een prettige studie- en onderzoeksomgeving. Samen met de afdeling communicatie verzorg je ook promotionele activiteiten om onze diensten onder de aandacht te brengen. In deze rol stuur je hiërarchisch geen mensen aan, maar je organiseert wel de processen.

Behalve je eigen aandachtsgebied rondom Informatievoorziening zul je ook diverse taken als informatiespecialist uit gaan voeren. 

• Je bent coördinator van het kernproces informatievoorziening en voorzitter van het bijbehorende procesteam;
• Je coördineert de digitale balie en beantwoordt 2e lijns vragen;
• Je denkt mee over nieuw beleid, o.a. rondom de website, verbeteringen van onze locaties en het optimaal zichtbaar maken van onze diensten;
• Je vervult de rol van hoofdredacteur voor de UBL-website;
• Je stelt een jaarplan op binnen jouw thema en zorgt dat deze ook gerealiseerd wordt;
• Je geeft onderwijs op het gebied van informatievaardigheid (fysiek en digitaal);
• Je ondersteunt bij het ontwikkelen en bijhouden van digitaal onderwijsmateriaal;
• Je verricht projectmatige werkzaamheden;
• Je verzorgt managementrapportages en evaluaties rondom de digitale balie en kleine projecten; 

Om processen te optimaliseren werken we binnen de UBL met de LEAN-methodiek. In deze functie gebruik je LEAN niet alleen voor je eigen processen, maar ben je ook LEAN-expert voor andere UBL-medewerkers.
 

Hier ga je werken
Het team Informatiespecialisten is een klein team van 5 personen dat zich in de kern bezighoudt met het ondersteunen van onderwijs en onderzoek door informatie toegankelijk te maken, informatievaardigheid aan te leren, en continu te streven naar verbetering, waarin de behoefte van de gebruiker centraal staat. De informatiespecialisten coördineren ook de digitale informatiebalie waar studenten, medewerkers en andere gebruikers van de UBL terecht kunnen met hun vragen.

Het team maakt onderdeel uit van onze toonaangevende wetenschappelijke bibliotheek met collecties van wereldformaat. Centraal staat het bieden van betrouwbare, duurzame en innovatieve diensten. We doen dit samen met andere partijen in binnen- en buitenland. Onze werkterreinen zijn breed en divers, zo ook onze klantgroepen, in het bijzonder studenten, docenten en onderzoekers. Voor hen verzorgen we de wetenschappelijke informatievoorziening als partner in kennis. UBL staat wereldwijd bekend om de bijzondere collecties, die naast hun rol voor onderwijs en onderzoek ook een belangrijke maatschappelijke en culturele functie hebben. Op onze bibliotheeklocaties bieden wij iedereen een prettige studie- en onderzoeksomgeving. Online staan wij in contact met gebruikers van over de hele wereld. Onze medewerkers dragen hier samen, ieder vanuit hun eigen achtergrond, ervaring en talent aan bij. Kijk voor meer informatie over ons op de website van de UBL: https://www.bibliotheek.universiteitleiden.nl/ 
 

Dit breng je mee
In dit team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan. Elke functie is anders dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt en stellen hiervoor een ontwikkelplan op. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• Bibliotheek/media/informatie opleiding minimaal op HBO-niveau;
• Ervaring in het geven van advies en coördinatie van processen/taken;
• Affiniteit met ICT en ervaring met websitebeheer;
• Ervaring in het verzorgen van onderwijs en goede didactische vaardigheden;
• Je bent goed in plannen en organiseren, werkt resultaatgerichtheid en hebt een ruime ervaring met projectmatig werken; kennis van en ervaring met LEAN is een pre;
• Je hebt een creatieve en innovatieve instelling en bent communicatief, klantgericht, flexibel en organisatiebewust;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands en Engels.

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!
 

Dit bieden we je
We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad.
Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor 32 – 38 uur voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten; 
• Een salaris van minimaal € 3.537 en maximaal € 4.860 bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 9);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang.
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop van de universiteit tot je beschikking.

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier:
https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden 
 

Dit vinden wij belangrijk
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.
 

Solliciteren of meer weten?
Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton.

Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Sjors Clemens (Divisiemanager Bibliotheken en Onderwijs en hoofd van deze afdeling) via s.w.clemens@library.leidenuniv.nl of 071- 527 1560. Solliciteren kan tot en met 19 mei 2025. Gesprekken vinden plaats op donderdag 22 mei.

Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier:
https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden 

• Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid, heeft de interne kandidaat de voorkeur.
• Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend.