Eventcoördinator

Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen, dienst Communicatie & Marketing 

Heb jij een passie voor het organiseren van evenementen en stop je pas als je zeker weet dat de dag perfect zal verlopen? Hou je ervan om veel ballen tegelijk in de lucht te houden en met veel verschillende projecten bezig te zijn? En weet jij hoe je met een evenement toegevoegde waarde biedt? Klim dan in de ‘pen’, we leren je graag kennen!

Met ingang van 1 maart 2025 komt de functie van 
Event coördinator (1,0 fte) beschikbaar. 

Als faculteit werken we actief aan verbinding, met elkaar en met de buitenwereld en onze events spelen daar een belangrijke rol in. De event coördinator is verantwoordelijk voor de organisatie van de diverse evenementen van de faculteit: de open dagen voor studiekiezers van onze bachelor en masteropleidingen, evenementen voor onze medewerkers en studenten zoals de facultaire opening van het academisch jaar, lezingen, symposia en publieksevenementen. Voor komend jaar staat een nieuwe editie van de Leiden Science Run op het programma en draaien we mee met veel activiteiten in het kader van het lustrum van de universiteit. Voor de organisatie van evenementen werk je volgens een jaarplanning maar is er, zeker voor de kleinere events, ook vaak sprake van ad hoc werk. Als event coördinator ben je de spil in het web en werk je nauw en makkelijk samen met zowel collega’s als studenten als met relaties van buiten de faculteit. 

Tot je werkzaamheden behoren onder andere:

• Coördineren, organiseren en plannen van (het logistieke proces van) evenementen waaronder het opstellen van planningen en draaiboeken.
• Onderhouden van relaties met collega’s binnen de universiteit en met externe partijen en leveranciers: opvragen van offertes en onderhouden van contact met o.m. cateraars, decorateurs, vormgevers, drukkers en commerciële partijen t.b.v. de inkoop van promotiemateriaal;
• Monitoren van de voortgang van het organisatieproces van evenementen en hierover proactief rapporteren en communiceren;
• Verzorgen van afstemming over evenementen met interne en externe stakeholders.
• Samen met de collega’s van de afdeling werken aan de communicatie ten behoeve van de promotie van de evenementen (zowel online als offline), al dan niet in campagnevorm; 
• Verzorgen van financiële rapportages en evaluaties van de evenementen.
• Innoveren van bestaande concepten.
• Opstellen evenementen jaarkalender.
• Adviseren van collega’s bij evenementen die zij zelf organiseren.
• Samen met de collega’s van de dienst facility management fungeren als 1e lijns beoordelaar bij aanvragen voor events in onze gebouwen door externe partijen.
   

Profiel

• Wij zoeken een enthousiaste en energieke communicatieprofessional met een relevante hbo-opleiding op het gebied van evenementenorganisatie, bijvoorbeeld Hotelschool of Event Management;
• Een collega die ervan houdt om de mouwen op te stropen, die goed kan samenwerken en anderen kan meenemen, die deadlines haalt, klant- en resultaatgericht werkt én bovendien representatief is met een positieve instelling en gevoel voor humor.
• Tenminste drie jaar werkervaring in een soortgelijke functie en een bewezen trackrecord als het gaat om de organisatie van grote evenementen, bijvoorbeeld als locatiemanager of als bestuurslid van de El-Cid.
• In deze functie werk je veel samen met onze studenten, het hebben van een actief netwerk in het Leidse studentenleven is daarom een pré.
• Ervaring met het ontwikkelen van communicatiemiddelen, zowel online als offline, ten behoeve van de promotie van evenementen;
• Kennis van diverse CMS-en, registratiesystemen, Adobe Creative Suite en een gedegen basiskennis de Office 365 suite en Google Analytics;
• Goede beheersing van de Nederlandse en de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Affiniteit met de exacte wetenschappen en ervaring in een academische werkomgeving zijn eveneens een pré.

In deze functie komt het voor dat je werkt buiten de reguliere werktijden, zoals ’s avonds en in het weekend. 

Beschrijving organisatie 
Je maakt deel uit van het team van enthousiaste professionals van de dienst Communicatie & Marketing waar we werken het ontwikkelen en uitvoeren van het communicatie- en marketingbeleid van de faculteit. Er is altijd wat te doen: never a dull moment! In ons team staat samenwerken vanuit een open en informele sfeer voorop. We vinden het belangrijk om van elkaar te leren en elkaar te inspireren, hard te werken én samen leuke dingen te doen. We zijn een brede communicatieafdeling waar alle communicatiedisciplines samen komen: van de marketing en werving van studenten voor onze bachelor en masteropleidingen, interne en externe communicatie en PR tot aan community building, evenementenorganisatie, crisiscommunicatie en wetenschapscommunicatie. Wij geloven dat de beste communicatie voorkomt uit co-creatie en daarvoor werken we nauw samen met collega’s in de faculteit en andere onderdelen van de universiteit en ook met onze stakeholders van buiten de universiteit. 

Over de faculteit
Nieuwsgierigheid en passie voor de wetenschap is wat onze mensen verbindt: we willen weten, begrijpen, duiden en creëren. Onze missie is het verzorgen van excellent onderwijs en onderzoek vanuit de volle breedte van de bètawetenschappen waarmee we bijdragen aan oplossingen voor grote maatschappelijke uitdagingen. Onze acht instituten, van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en biofarmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen vormen samen met het Lorentz Center en de Hortus botanicus de ruggengraat van onze faculteit en zijn sterk met elkaar verbonden.  

We werken in een veilige, stimulerende en internationale omgeving waar met plezier en passie wordt gewerkt en gestudeerd en waar het leggen van verbindingen en samenwerken, binnen én buiten de faculteit vanzelfsprekend is. Bij de faculteit werken meer dan 2700 medewerkers en er studeren ruim 6000 studenten in negen bachelor-, en vijftien masteropleidingen. We zijn gesitueerd in het hart van het Bio Science Park, één van Europa’s grootste scienceparken, waar universiteit en bedrijfsleven elkaar ontmoeten.  
 

Wij bieden
Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, in eerste instantie voor de duur van één jaar. Een verlenging behoort tot de mogelijkheden, afhankelijk van behoefte, gebleken geschiktheid en beschikbare middelen. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 3.537,- en maximaal € 4.860,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 9).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kun je nalezen op: https://www.werkenbij.leidenuniv.nl.

De Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Informatie
Ben je geïnteresseerd? Voor meer informatie kun je contact via email opnemen met Marjolein van Schoonhoven, hoofd Communicatie & Marketing: m.vanschoonhoven@science.leidenuniv.nl.

Meer informatie over werken bij onze faculteit? Kijk dan op onze werken bij de faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen website.
 

Solliciteren
Enthousiast? We zien je sollicitatie graag! Je motivatiebrief en cv, voorzien van het vacaturenummer ontvangen we daarvoor uiterlijk op woensdag 5 maart 2025 

Sollicitatiegesprekken worden gepland in de week van 10 maart en in de week van 17 maart 2025. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.