Het Bestuursbureau van de Universiteit Leiden, Directie Financiën (FIN)zoekt zo spoedig mogelijk een creatieve:

Afdelingssecretaris (0,8 – 1,0 fte)

Wij hebben een leuke, tijdelijke functie bij onze afdeling voor de duur van een jaar. Als afdelingssecretaris help je ons enerzijds om voor directie overstijgende projecten te ondersteunen met agenda’s, verslagen, acties en archivering. Anderzijds zijn er allerlei activiteiten om de afdeling FIN  soepel te laten verlopen. Je werkt nauw samen met de directeur, het secretariaat, de medewerkers FIN en de (financiële) collega’s in de rest van de universiteit waardoor je een brede blik krijgt op de universiteit en onze afdeling en alles wat er speelt. Een mooi kijkje in de keuken, en kans om met veel ontwikkelingen mee te kijken.

We zijn een dynamische afdeling van ongeveer 10 personen. We werken aan veel verschillende dossiers, projecten en programma’s die allemaal bijdragen aan de financiële stabiliteit om  de universiteit in staat te stellen om zich te richten op onderwijs, onderzoek en de impact die we daarmee hebben.  

Dit ga je doen

Wij zoeken iemand die lol heeft in het organiseren, regelen en overzicht houden. Die snapt wat er nodig is, pro-actief met oplossingen en creatieve voorstellen komt. Een rechterhand voor de directeur en de afdeling. Denk aan de volgende activiteiten:

• Organiseren van diverse overleggen inclusief agenda opstellen. Vastleggen van de actiepunten en bewaken van de uitvoering;
• Ondersteunen bij het organiseren van verschillende  bijeenkomsten;
• Communicatie van en over FIN verbeteren;
• Ondersteunen van de directeur met het maken van overzichten, uitzoekklussen, contacten leggen, emails voorbereiden.
• Ondersteunen bij het maken van het werkplan van de afdeling. Je maakt de planning, verzamelt informatie, leest mee en houdt overzicht;

Onze ideale kandidaat:

•  HBO- of WO-afgestudeerde;
• houdt overzicht;
• is een organisatietalent;
• is nieuwsgierig en creatief;
• helpt waar het nodig is;
• communiceert makkelijk in het Nederlands en het Engelse taal;

Hier ga je werken

Dit breng je mee

Het Bestuursbureau ondersteunt het College van Bestuur en draagt zorg voor de voorbereiding van beleid en de uitvoering van besluiten. Hierbij onderhoudt het Bestuursbureau nauwe relaties met faculteiten en expertisecentra. Op een aantal terreinen zoals financiën, personeel, juridische zaken en strategische communicatie heeft het Bestuursbureau ook een serviceverlenende rol voor de gehele organisatie. Verdere informatie over het Bestuursbureau kun je vinden op de website.

De directie Financiën van Universiteit Leiden is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, implementeren en bewaken van het financiële beleid van de universiteit. Het team bestaat uit 10 personen en ondersteunt het College van Bestuur en de faculteiten met financieel strategisch advies, stelt begrotingen op, en verzorgt de financiële rapportages. Ook speelt de directie een belangrijke rol in de verdeling van middelen binnen de universiteit en het opstellen van interne en externe verantwoordingsdocumenten.

Dit bieden we je

Het betreft een tijdelijke aanstelling voor een jaar.  Aanstelling vindt plaats conform de CAO  Nederlandse Universiteiten. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 3.546 en maximaal € 5.538 bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 10).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende reiskostenvergoeding voor het OV, betaald ouderschapsverlof en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kunt u nalezen op: www.werkenbij.leidenuniv.nl.

Dit vinden wij belangrijk

De Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Solliciteren of meer weten?

Informatie

Voor meer informatie over de inhoud van deze functie kun je contact opnemen met Karin van den Elzen, directeur Financiën via 06-48 10 51 67.

Solliciteren

Je kunt solliciteren via de button 'Solliciteren'. Sollicitaties voorzien van het vacaturenummer en vergezeld van een motivatiebrief en cv kunnen tot en met 30 april 2026 worden gericht aan Karin van den Elzen.