Ben jij open in je communicatie, secuur en vertrouwd met de academische wereld? Als zelfstandige procescoördinator zorg je voor een helder en goed georganiseerd PhD-traject voor promovendi en (co)promotoren.

Dit ga je doen

Per 1 juli 2026 zoeken we een nieuwe collega die de coördinatie van het Graduate School Office binnen de Faculteit Governance and Global Affairs (FGGA) op zich neemt. Het Graduate School Office speelt een centrale, faciliterende en bewakende rol in promotietrajecten. Als coördinator bewaak je procedures en termijnen en bied je promovendi en (co)promotoren duidelijkheid gedurende het hele traject. Je verzorgt de registraties en bereidt de benodigde stukken en documenten tijdig en correct voor. In deze rol ben je een constante factor in een traject dat voor promovendi en (co)promotoren veel betekent en draag je met jouw zorgvuldige en toegankelijke manier van werken bij aan een helder, betrouwbaar en goed georganiseerd promotieproces.

• Je voert als procescoördinator zelfstandig de regie over de volledige PhD-administratie van de faculteit. Je bewaakt nauwgezet de termijnen en procedures uit het promotiereglement, houdt overzicht over alle processtappen, stemt waar relevant af met betrokken collega’s en draagt verbetervoorstellen aan voor de administratieve processen.
• Je bent de facultaire super-user van het LUCRIS/Converis Graduate School Management (GSM)-systeem, de administratieve database en het volgsysteem voor promotietrajecten. Je registreert promovendi bij aanvang en bewaakt gedurende het hele traject alle processtappen tot en met de afronding.
• Je bent binnen LUCRIS ook verantwoordelijk voor het facultaire publicatiemanagement. Je fungeert als aanspreekpunt voor onderzoekers en bewaakt de kwaliteit en volledigheid van de registraties van alle facultaire publicaties. Deze taak staat los van het Graduate School Office.
• Je bent een toegankelijk aanspreekpunt voor promovendi, (co)promotoren en de decaan. Je adviseert hen over de uitvoering van het promotiereglement, in passende academische terminologie.
• Je verzamelt en analyseert relevante data over promovendi en levert managementinformatie op.
• Je stelt correspondentie op die passend is in de academische werkomgeving, beheert de functionele mailbox en houdt met de beleidsmedewerker onderzoek en communicatieadviseurs de website actueel.
• Je draagt samen met de beleidsmedewerker onderzoek zorg voor de coördinatie van facultaire Graduate School-activiteiten en (verplichte) PhD-cursussen.

Hier ga je werken

Het doel van de Faculteit Governance and Global Affairs (FGGA) is bijdragen aan de samenleving. Dit doet de faculteit met hoogwaardig interdisciplinair onderwijs en (nieuwe) wetenschappelijke kennis. Of het nu gaat om terrorisme, veiligheid, artificial intelligence of een bestuurlijke oplossing voor de woningcrisis, bij FGGA komen hedendaagse vraagstukken uitgebreid aan bod.

In hartje Den Haag, waar belangrijke beslissingen worden genomen, komen studenten en professionals samen om kennis en vaardigheden op te doen. Er wordt veel samengewerkt met universitaire en maatschappelijke partners, wat ervoor zorgt dat studenten de universiteit verlaten met een glimlach en alvast met één been in de toekomst, klaar om een substantiële bijdrage te leveren aan de maatschappij.

FGGA is één van de zeven faculteiten van de Universiteit Leiden. Deze jonge, ondernemende, vernieuwende en innovatieve organisatie heeft drie wetenschappelijke instituten, twee centers, ruim 3700 studenten en 425 medewerkers. Voor meer informatie over de faculteit klik hier.

Je functie is ingebed binnen de Afdeling Bestuursondersteuning van het Faculteitsbureau. Deze afdeling staat onder leiding van het hoofd bestuursondersteuning/bestuurssecretaris van de faculteit. Daarnaast zijn vier collega’s werkzaam binnen de afdeling, die zorgen voor de ondersteuning van het faculteitsbestuur en het Faculteitsbureau, waaronder het bestuurssecretariaat, een coördinator facilitaire zaken/coördinator bestuurssecretariaat en een ambtelijk secretaris bestuur en medezeggenschap. De afdeling is een onmisbare schakel in het stroomlijnen van bestuurlijke processen en de ondersteuning van faculteitsbestuursleden.

Dit breng je mee

Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• Je beschikt over een HBO+ of academisch werk- en denkniveau. Je hebt gevoel voor de academische wereld en de bijbehorende tradities en de hiërarchische verhoudingen binnen een faculteit.
• Je ziet het als een uitdaging om het volledige promotieproces nauwgezet te bewaken, waarbij je scherp toeziet op de strikte termijnen uit het promotiereglement. Hierbij werk je uiterst secuur om de datakwaliteit en een vlekkeloze administratieve afwikkeling te waarborgen.
• Je bent een empathisch persoon die gemakkelijk verbinding maakt op verschillende niveaus binnen de organisatie en als eerste aanspreekpunt voor promovendi en (co)promotoren een open en probleemoplossende houding aanneemt.
• Je beschikt over een uitstekend taalgevoel in het Nederlands en Engels op C1-niveau en communiceert op een correcte en passende wijze met diverse gesprekspartners binnen de academische context, zowel schriftelijk als mondeling.
• Je voert je eigen takenpakket met grote mate van zelfstandigheid uit, waarbij je proactief eventuele knelpunten signaleert en oplost in nauwe samenwerking met o.a. de decaan, de PhD-deans, de beleidsmedewerker onderzoek en collega’s van andere faculteiten.

Dit bieden we je

We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich in het bruisende stadscentrum in Den Haag. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris van minimaal € 3546,- en maximaal € 5538,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 10);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Volledige vergoeding van reiskosten met OV voor woon-werkreizen.
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop van de universiteit tot je beschikking.
•  

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

Dit vinden wij belangrijk

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Solliciteren of meer weten?

Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton. Graag vragen wij je om bij je sollicitatie de volgende aanvullende documenten in pdf-formaat te uploaden.

Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Anne Christine de Haan via a.m.c.de.haan@fgga.leidenuniv.nl. Solliciteren kan tot en met maandag 27 april 2026. De eerste gespreksronde is gepland op woensdagochtend 6 mei 2026. Een tweede gespreksronde zal waarschijnlijk plaatsvinden op maandagochtend 11 mei 2026.

Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

• Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid heeft de interne kandidaat de voorkeur.
• Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend.