Houd jij van een uitdagende en veelzijdige rol in het bestuurlijke hart van een instituut, waarbij je orde brengt in een dynamische omgeving? Kun je goed schakelen tussen strategie en uitvoering? Ben je een sparring- en gesprekspartner voor het bestuur? Ben je in staat complexe dossiers je snel eigen te maken en duidelijk uit te leggen aan anderen? Dan maken we graag kennis met je!

Dit ga je doen

Als bestuurssecretaris werk je nauw samen met de Wetenschappelijk Directeur, de andere bestuursleden, en het afdelingshoofd van het Instituutsbureau. Verder heb je regelmatig contact met collega’s bij andere (staf-)diensten en neem je deel aan facultaire overleggen rondom relevante thema’s.

Van jou als Bestuurssecretaris wordt onder andere verwacht:

• Je ondersteunt het bestuur, d.w.z. in het bijzonder de Wetenschappelijk Directeur en andere bestuursleden, bij de organisatorisch en inhoudelijk voorbereiding, verslaglegging en afhechting van bestuurlijke vergaderingen van het instituut;
• Je toetst standpunten en besluiten aan besluitvormingskaders, procedures en wettelijke bepalingen in afstemming met de faculteit;
• Je draagt actief bij aan het schrijven en delen van informatie en verslagen, inclusief het (intern) communiceren van de bestuursbesluiten — met gevoel voor timing én toon;
• Je vertaalt bestuurlijke ambities naar heldere, overtuigende stukken zoals een strategisch plan;
• Je ondersteunt de bestuursleden bij procedures voor (hoogleraars)benoemingen en zorgt voor verslaglegging bij Benoemings Adviescommissies (BAC’s);
• Je stemt regelmatig af met Wetenschappelijk Directeur en andere bestuursleden over bestuurlijke agenda’s, strategie en werktaken;
• Je vormt een klankbord voor het bestuur, denkt strategisch mee en hebt oog voor de menselijke kant van beleid.
• Je vertegenwoordigt het instituut in diverse (facultaire) gremia en projecten.

Hier ga je werken

Dit breng je mee

We zoeken een scherpe geest met gevoel voor mensen, processen en taal. Een denker én doener. Iemand die het bestuur versterkt — en tegelijk het geheel overziet. Herken je jezelf hierin?

• Een afgeronde academische opleiding (een universitaire masteropleiding in de Psychologie of een andere richting binnen de  sociale of gedragswetenschappen is een pré).
• Aantoonbare kennis van en meerjarige relevante ervaring in een vergelijkbare functie/bestuursondersteuning in een complexe organisatie, bij voorkeur in een universitaire omgeving.
• Je bent zelfstandig, sociaal vaardig en communicatief sterk, wat zich vertaalt naar helder onderbouwde adviezen.
• Je herkent knelpunten en signalen, komt proactief met oplossingen en weet anderen te activeren.
• Je hebt zeer goede samenwerkingsvaardigheden, een gestructureerde en oplossings- & resultaatgerichte werkstijl, je kan goed schakelen tussen strategie en operatie.
• Je hebt een zeer goed ontwikkeld gevoel voor menselijke en politieke verhoudingen.
• Je kunt je uitstekend mondeling en schriftelijk uitdrukken in het Nederlands en Engels.
• Je beschikt over uitstekende planning en organisatorische vaardigheden.
• (Her)schrijven van helder en gestructureerde beleidsnotities gaat je zeer goed af.
• Je gaat zorgvuldig met vertrouwelijke informatie om en handelt integer.
• Je bent omgevingssensitief, functioneert goed in een complexe organisatie en houdt daarbij rekening met verschillende belangen.
• Je toont persoonlijk leiderschap: je neemt verantwoordelijkheid voor je werk en loopbaan, en beschikt over goede zelfkennis.

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen, maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Dit bieden we je

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris tussen €5705 - €7297,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (Schaal 12);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Volledige vergoeding van reiskosten met OV voor woon-werkreizen.
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement en fietsregeling;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop en een mobiele telefoon van de universiteit tot je beschikking.

Dit vinden wij belangrijk

Solliciteren of meer weten?

• Bij onderlinge afweging van kandidaten, geldt bij gelijke geschiktheid een voorkeur voor interne kandidaten, vrouwen, werknemers met een arbeidsbeperking en werknemers met een migratieachtergrond.
• Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Docenten die Engelstalige vakken verzorgen beschikken over een Engels taalniveau dat minimaal overeenkomt met niveau C1.Van internationale docenten die in het Nederlands doceren wordt niveau C1 verwacht. Van andere medewerkers wordt minimaal een passieve kennis van het Nederlands verwacht.
• De Universiteit Leiden verwacht dat docenten de Basiskwalificatie Onderwijs (BKO) halen. Als de nieuwe medewerker deze kwalificatie of het equivalent daarvan nog niet bezit, moet deze bereid zijn deze kwalificatie binnen twee jaar te behalen.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend. #LI-Hybrid